Các bước đầu khi tổ chức hội nghị khách hàng, hội nghị, hội thảo

Để có được một buổi tổ chức hội nghị khách hàng thành công thì không thể thiếu những khâu lập kế hoạch, ý tưởng và triển khai to chuc hoi nghi khach hang chuyên nghiệp nhất.

1. Xác định mục đích của hội nghị khách hàng:

Bạn cần xác định mục đích của hội nghị tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, họp báo.... để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác từ ý tưởng nội dung đến cách thức thực hiện.

2. Xác định mục tiêu cần đạt được:

Là mục tiêu bạn đề ra và mong muốn gặt hái sau sự kiện: Gia tăng doanh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng mối quan hệ... Kế hoạch và ngân sách là căn cứ để chúng ta đánh giá hiệu quả công việc.
Xác định đối tượng khách hàng mục tiêu:

Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một sự kiện dù quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ  trở thành vô nghĩa nếu xác định sai đối tượng mục tiêu. Do đó phải xác định đúng đối tượng mục tiêu để làm việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.

3. Xác định ngân sách:

Giúp chúng ta có kế hoạch đúng đắn và các giải pháp phù hợp hơn để không lãng phí và mang lại hiệu quả cao nhất trên ngân sách bỏ ra.

4. Checklist sự kiện

• Địa điểm:

Tham quan các địa điểm
Xem xét sức chứa dựa trên ước tính số lượng người tham gia
Chọn địa điểm
Khảo sát địa điểm
Ký hợp đồng địa điểm
Xác nhận thông tin chi tiết
Theo dõi và hoàn tất việc lựa chọn địa điểm

• Các yêu cầu chuẩn bị về nhân sự:

MC: Người dẫn chương trình.
PG: Hướng dẫn, chào mừng khách  mời.
Tiếp tân tại bàn: Đón khách, nhận Namecard, xác nhận khách mời.

• Thuyết trình:

Chọn chủ đề cho sự kiện
Xác định người thuyết trình
Phác thảo bài thuyết trình
Trang phục cho người thuyết trình
Quà tặng cho người thuyết trình

• Báo chí, các cơ quan truyền thông:

Mời đại diện báo chí.
Đại diện của đài truyền hình
Phóng viên báo chí
Phóng viên đài truyền hình

• Nhân sự hỗ trợ

Người quay phim, chụp hình.
Người chuẩn bị trình chiếu trước, trong và sau buổi sự kiện.
Người xử lý các tình huống phát sinh.

• Các yêu cầu chuẩn bị về cơ sở vật chất, tài liệu:

Nội dung bài diễn văn (Thuyết trình)
Brochure cho khách tham dự
Thư mời, thư cám ơn

• Các đơn vị bảo trợ

Báo chí
Đài truyền hình
Đại biểu
Khách tham dự
Thông cáo báo chí, quảng cáo để đăng trên các báo, website tài trợ...

• Trang phục:

Trang phục cho MC
Trang phục cho PG
Bangron cho PG

• Hệ thống âm thanh, ánh sáng, hìn ảnh trình chiếu:

Máy chiếu
Nhạc chờ
Micro: Có dây, không dây, dự phòng.
Loa, ampli
Ánh sáng: Xem xét độ chói, quá tối hoặc quá sáng thì cần điều chỉnh.
Hình ảnh trình chiếu: trước, trong và sau buổi sự kiện như Video, PowerPoint, Flash, thiết bị điều khiển từ xa.

• Trang trí:

Hoa trang trí tại địa điểm
Hoa cài áo cho khách mời.
Thẻ đeo của ban tổ chức, thẻ dành cho khách mời.
Lẵng hoa chúc mừng trang trí.
Backdrop
Bandroll,  banner chào mừng, giới thiệu chương trình, thành phần tham dự
Biển biểu hướng dẫn xung quanh địa điểm.
Bàn tiếp tân
Sắp xếp sơ đồ bàn ghế trong hội trường

• Quà tặng:

Quà đơn vị tài trợ
Quà cho đại biểu
Quà cho khách mời trong danh sách
Quà cho khách vãng lai

• Loại quà tặng:

Sản phẩm
Voucher (Thẻ mua hàng, phiếu ưu đãi)
Hiện kim
Kỷ niệm chương, cờ, giấy khen

• Teabreak:

Chọn cách phục vụ: Tập trung hoặc từng bàn.
Nước uống: Chọn loại nước uống.
Thức ăn nhẹ: Ăn nhẹ, đặt tiệc (Nếu là tiệc nơi khác thì phải có hướng dẫn chỉ đường).

• Quay phim, chụp hình:

Chuẩn bị máy chụp hình
Chuẩn bị máy quay phim.

• Bảng kế hoạch thời gian chương trình.

Thiết lập sơ bộ về thời gian, thời lượng của chương trình
Thiết lập nhóm làm việc
Bảng câu hỏi giao lưu dự kiến: Các tình huống phát sinh, người xử lý.
Các yêu cầu chuẩn bị giấy phép có liên quan.

• Văn hóa thông tin.

Giao thông, công chánh (Xin tuyến, bãi - bến đậu xe)
Cấp cứu
Cứu hỏa
Công an
Dân phòng
Tổ chức biểu diễn
Công ty bảo vệ
Ủy ban

• Báo  cáo kết quả sự kiện:

Số lượng khách tham dự
Các đơn vị truyền thông
Ngày giờ phát sóng, ngày ra báo
Các chuyên mục khách hàng quan tâm
Lượng hóa các phản hồi từ các bên tham gia
Đánh giá mức độ thành công của sự kiện
Tác động doanh số sau sự kiện ( cụ thể và lượng hóa )